Instructivo para registrar proyectos y actividades de vinculación en los formatos de registro en línea del SIVU

 

 

 

Consideraciones generales para el requisitado de los formatos:

 

  •  El presente instructivo aplica solamente para solicitar el registro de proyectos y actividades de vinculación.

 

  • Las actividades y proyectos de vinculación se deberán registrar en línea en los Formatos para el Registro de Proyectos y Actividades de vinculación, disponible la página web del SIVU en la sección Registro/Nuevo Registro.

 

  • El formato deberá estar debida y completamente requisitado, en caso de no ser así, el sistema no le permitirá enviar su proyecto o actividad a validación del director de su entidad académica o dependencia.

 

  • Para que los proyectos o actividades sean considerados como de vinculación, deberán brindar un beneficio social, así como retroalimentar las funciones sustantivas de la IES. Deben estar vinculados por lo menos con una institución perteneciente a alguno de los sectores público, productivo y social.

 

  • Se deberá llenar un formato por cada actividad o proyecto de vinculación, según sea el caso.

 

  • Para requisitar el formato, deberá solicitar a la Administración del SIVU una cuenta electrónica de acceso.

 

  • Solo se autoriza el registro de proyectos y actividades de vinculación al  académico que haya sido designado como responsable del proyecto o actividad de vinculación.

 

  • Una vez requisitado el formato de registro, el académico deberá enviarlo en línea a la bandeja de autorización del director de la entidad académica o dependencia a la que esté adscrito o comisionado para que sea autorizado electrónicamente. El proceso de autorización se lleva a cabo en la pestaña Administración/Autorización.

 

  • Autorizado el proyecto o actividad de vinculación por parte del director de la entidad académica o dependencia de la IES, pasa a  la bandeja de validación de la Administración SIVU para su autorización final.

 

  • Los proyectos o actividades de vinculación debidamente registrados en el SIVU, serán el aval para la emisión de constancias de participación académica en vinculación para quien lo solicite.

 

 

I. ACCESO A LOS FORMATOS

 

1. Deberá entrar a la página Web del SIVU en la sección Registro/Nuevo Registro.

 

2. Escoger el tipo de registro:

 

En este apartado deberá seleccionar el tipo de registro que desea realizar. Éste puede ser de dos formas:

 

a) Proyecto de Vinculación:

 

Es la realización de una serie de actividades sistemáticamente organizadas, dirigidas a la atención de demandas específicas de los diferentes sectores. Puede ser permanente o con periodicidad definida (con duración mínima de un año), disciplinario o multidisciplinario, puede o no formar parte de la carga principal del académico. Los proyectos deben articular diversas actividades puntuales que contribuyan al trabajo en equipo  de la entidad o dependencia.

 

b) Actividad de vinculación:

 

Es una actividad puntual que no forma parte de un Proyecto de Vinculación. Responde a la solución de demandas específicas de los diferentes sectores. Debe ser eventual, de carácter disciplinario o multidisciplinario y puede o no formar parte de la carga principal del académico. Ejemplo: asesorías, consultorías, presentaciones culturales o artísticas, formulación de planes de desarrollo social, asistencia técnica, capacitación, promoción deportiva, comunicación social y fundamentalmente aquellas actividades que van de acuerdo  con su función sustantiva principal.

 

3. Entidad a la que pertenece el proyecto o actividad en caso de que el académico esté adscrito a dos o mas dependencias(si el académico está adscrito a una sola entidad entonces entrará directamente a los formatos):

 

Si el académico esta adscrito a dos o más entidades, el sistema le preguntará a cuál de las entidades pertenece el proyecto o actividad, para adjuntarlo al historial académico de la vinculación institucional.

 

II. CONTENIDO DE LOS FORMATOS

 

 

Los formatos están divididos en cuatro secciones a saber:

 

1. Datos de la entidad

2. Datos generales

3. Datos específicos

4. Diagnóstico del proceso de gestión de la vinculación

 

Cada una de estas secciones esta integrada por dos tipos de preguntas. Unas de ellas con valores fijos, sean éstas de opción única o múltiple. Y otras a desarrollar en texto libre. A continuación se describe el contenido de las secciones:

 

1.      Datos de la entidad.- En esta sección se presenta de manera automática información sobre la entidad, así como los datos generales del responsable del proyecto o actividad que esta haciendo el registro. Los datos de la entidad son: región; nombre; área académica; tipo de entidad; nivel académico; dirección institucional; nombre del director; y correo electrónico. Los datos del académico son: nombre; número de personal; y correo electrónico.

 

2.      Datos generales del proyecto o actividad.- En esta sección se solicita información general sobre el proyecto o actividad tal como: propósito esencial; naturaleza; ámbito en el que se desarrolla; temporalidad; así como los sectores beneficiados.

 

3.      Datos específicos.- En este apartado se debe requisitar información tal como: título del proyecto o actividad; justificación; objetivo general; objetivos específicos; metas; acciones; características; recursos humanos (académicos  y alumnos) responsables y participantes en el proyecto o actividad; instituciones con las que se vincula; fuente de financiamiento; infraestructura utilizada para la vinculación; y temas atendidos.

 

4.       Diagnóstico del proceso de gestión de la vinculación.- La presente sección esta compuesta por beneficios de vinculación (internos y externos); proceso de gestión de la vinculación; obstáculos de la vinculación; y factores de éxito.

 

III. REQUISITADO DE LOS FORMATOS

 

A continuación se describe por etapas el proceso para registrar sus proyectos y actividades en los formatos:

  

 

DATOS DE SU ENTIDAD

 

Esta sección sólo es informativa, se activará automáticamente cuando el académico responsable del proyecto o actividad accese su loging y password en la página del SIVU.

 

 

1

DATOS GENERALES DEL PROYECTO O ACTIVIDAD

 

1.1. Propósito esencial del proyecto o actividad de vinculación

 

En este apartado deberá seleccionar el propósito esencial del proyecto o actividad que está registrando. Se ubican en los siguientes propósitos: la apertura de espacios para fortalecer la formación profesional de alumnos y/o la actividad sustantiva del académico; la implementación sistemática de acciones para proponer alternativas de solución a los problemas del entorno mediante la investigación e innovación y desarrollo tecnológico; la prestación de servicios que implican la consecución de recursos externos en dinero o en especie; la transmisión directa de conocimientos hacia individuos, grupos o instituciones externas a la Universidad; y el desarrollo sistemático de acciones con la finalidad de divulgar la ciencia y difundir la cultura, el arte y el deporte. Sólo podrá seleccionar un propósito.

 

De acuerdo con el propósito esencial que eligió deberá seleccionar una de las de las clasificaciones de su propósito de acuerdo al tipo de actividad o proyecto que va a realizar, es decir:

 

1.1.1. Si eligió la apertura de espacios para fortalecer la formación profesional de alumnos y/o la actividad sustantiva del académico, entonces deberá seleccionar una de las siguientes opciones: Prácticas escolares (Experiencia Educativa de Vinculación); estadías técnicas; prácticas profesionales; estadías científicas; residencias; servicio social; becas de las empresas para formación profesional o investigación; acceso a la infraestructura de las empresas o instituciones; actualización de académicos; proyecto emprendedor; intercambio académico y estudiantil. Sólo podrá seleccionar una opción.

 

1.1.2. Si seleccionó la implementación sistemática de acciones para proponer alternativas de solución a los problemas del entorno mediante la investigación e innovación y desarrollo tecnológico, entonces deberá seleccionar una de las siguientes opciones: investigación básica (diagnósticos); investigación aplicada; diseño, innovación o desarrollo documental; innovación o desarrollo tecnológico; transferencia, aplicación, administración y gestión  de la innovación tecnológica; transferencia de tecnología; investigación conjunta; creación de parques tecnológicos y científicos. Sólo podrá seleccionar una opción.

 

1.1.3. Si eligió la prestación de servicios que implican la consecución de recursos externos en dinero o en especie, entonces deberá seleccionar una de las siguientes opciones: elaboración  de planes de desarrollo; elaboración de metodologías; asesoría; consultoría; asistencia técnica; elaboración de diagnósticos; análisis diversos( incluyendo los de laboratorio );  dictámenes técnicos; certificación; prestación de servicios de infraestructura; diseño y transferencia de software; servicios artísticos-culturales. Sólo podrá seleccionar una opción.

 

1.1.4. Si eligió la transmisión directa de conocimientos hacia individuos, grupos o instituciones externas a la Universidad, entonces deberá seleccionar una de las siguientes opciones: cursos; diplomados; seminarios; talleres; curso-taller; capacitación por medios electrónicos (video conferencias, internet, etc);capacitación a productores; capacitación a empresarios; capacitación a organismos gubernamentales; capacitación a grupos marginados; cátedras especiales financiadas por el sector privado; enseñanza especial; colaboración para el diseño, administración o ejecución de programas o acciones de capacitación, educación continua o enseñanza especial. Sólo podrá seleccionar una opción.

 

1.1.5. Si eligió el desarrollo sistemático de acciones con la finalidad de divulgar la ciencia y difundir la cultura, el arte y el deporte, entonces deberá seleccionar una de las siguientes opciones: proyecto conjunto de divulgación científica; proyecto conjunto de difusión cultural; proyecto conjunto de difusión artística; proyecto conjunto de fomento deportivo; simposia; coloquio; congreso; festivales; actividades artísticas de danza; conferencias; videoconferencias;  actividades artísticas de música; actividades artísticas de teatro; televisión; producción radiofónica; producción o exposición editorial o publicaciones; evento artístico; ciclos de cine; ferias; foros; informes científicos y tecnológicos. Sólo podrá seleccionar una opción.

  

1.2. Naturaleza del proyecto

 

Es este apartado deberá seleccionar la forma en que se está realizando su proyecto o actividad, que puede ser: disciplinario, que se realiza únicamente con la participación de sólo una disciplina del conocimiento. Multidisciplinario.- que se realiza de manera conjunta con otras disciplinas de la IES. (En caso de haber elegido esta última deberá seleccionar del catálogo la o las disciplina(s) correspondientes.

 

 1.3. Ámbito en el que se desarrolla el proyecto o actividad

 

En esta sección deberá seleccionar el mayor ámbito alcanzado con el desarrollo del proyecto o actividad que puede ser: local, estatal, regional, nacional, e internacional. Sólo podrá seleccionar una opción.

 

1.4. Temporalidad

 

Para el caso de proyectos:

 

Los proyectos pueden ser permanentes o de periodicidad definida, con duración mínima de un año. En caso de ser permanentes deberá indicar únicamente la fecha de inicio. Si el proyecto es de periodicidad definida deberá registrar las fechas de inicio y de término. Sólo podrá indicar un tipo de temporalidad.

 

Para el caso de actividades:

 

Las actividades son con una periodicidad definida es decir son eventuales por lo que deberá indicar las fechas de inicio y término. Su duración es menor a un año.

 

1.5. Tipos de sectores beneficiados

 

            En este apartado deberá seleccionar el o los tipos de sectores beneficiados con el desarrollo de la actividad o proyecto de vinculación que se subclasifican de acuerdo al tipo de sector ya sea este social, público y productivo. Puede elegir más de un sector.

 

 

2

DATOS ESPECÍFICOS

 

2.1. PLANEACIÓN

 

2.1.1. Título del proyecto o actividad

 

En este espacio deberá anotar un nombre de proyecto o actividad de vinculación, según sea el caso, que permita identificar fácilmente su objetivo.

 

El  título debe dar una idea precisa, breve y completa de la naturaleza del proyecto o actividad. Debe ser relevante e informativo.

 

2.1.2. Justificación del proyecto o actividad

 

Esta sección es una de las más importantes para la aprobación del registro del proyecto o actividad en el Sistema de Información para la Vinculación Universitaria (SIVU). Fundamenta el  por qué es importante el proyecto, la situación particular que trata de resolver, así como la forma en que impacta a la institución y al sector que atiende.

Mínimo 13 renglones.

 

 

2.1.3.  Objetivo general del proyecto o actividad

 

En este espacio se deberá describir con claridad la finalidad del proyecto o actividad. El objetivo general, es la expresión cualitativa de los fines propuestos por el proyecto o actividad de vinculación. El objetivo representa en términos generales el qué y el cómo se lograrán los fines del proyecto, así como un compromiso para producir resultados generales en un tiempo determinado. Deberá redactar sólo un objetivo con un mínimo de tres renglones.

 

Requerimientos para el requisitado:

 

·        Deben considerar los beneficios tanto para la entidad o dependencia como para el sector atendido

·        Contribuir al cumplimiento proyecto o actividad

·        Ser realista

·        Redactarse como un estado ya alcanzado (en infinitivo)

·        Definido de manera concreta y verificable

 

 2.1.4. Objetivos específicos (únicamente para el registro de proyectos)

 

En este apartado deberá especificar objetivos puntuales que se alcanzarán con la realización del proyecto o actividad, recuerde que los objetivos específicos establecen el propósito operativo, es decir, la situación que se espera permanezca como consecuencia del proyecto o actividad. Deberán contribuir al cumplimiento del objetivo general, ser realistas, redactarse como un estado ya alcanzado (en infinitivo), definidos de manera concreta y verificable.

 

Esta sección será publicada en Internet en la página del SIVU. Por lo que deberá redactar mínimo 2 objetivos específicos, máximo 10( con un mínimo de 3 renglones cada uno).

 

Nota aclaratoria: por cada objetivo específico que se registre se deberán registrar metas concretas, y dentro de éstas, se deberá registrar acciones las cuales deberán ser programadas.

 

Ejemplo:

 

1. Objetivo específico

1.1.1.     Meta

1.1.1.1.        Acción

 

2. Objetivo específico

2.1. Meta

2.1.1. Acción

 

2.1.4.1. Metas

 

En este apartado deberá definir las metas para el desarrollo del proyecto o actividad. Las metas se definen objetivamente como el qué se quiere alcanzar en un periodo determinado, es la expresión cuantitativa de los objetivos a lograr. Son resultados medibles del proyecto o actividad de vinculación. Se deberá redactar mínimo una meta por cada objetivo específico.

 

 

2.1.4.1.1. Acciones

 

En este espacio se deberán detallar las acciones realizadas durante la operación del proyecto o actividad, así como la programación mensual para la realización de cada una de ellas.

 

            Es muy importante que sea lo más objetivo posible al registrar las acciones en virtud de que a esta sección se le estará dando seguimiento.  A través de éste seguimiento se otorgarán constancias para la productividad académica a los participantes de las actividades puntuales pertenecientes a un proyecto de vinculación.

 

 

2.2.  IMPLEMENTACIÓN

 

2.2.1. Características

 

En este espacio se deberá proporcionar una descripción clara del proyecto o actividad. Deberá estar redactado de tal forma que el lector entienda sus características principales, sin tener que recurrir a información adicional.

 

Es importante que tome en cuenta que este apartado aparecerá publicado en Internet en la página del SIVU.

 

En esta sección deberá registrar los aspectos más relevantes que identifican claramente a su proyecto o actividad, deberán incluir aspectos tales como en qué consiste, naturaleza, quienes participan(alumnos, académicos, investigadores, etc.)sin cantidad ni nombres, con quién se vinculan, proceso metodológico de desarrollo, sectores a los que se dirige, impacto social, entre otros.

 

2.2.2. Recursos humanos de la entidad o dependencia que participan en el proyecto o actividad

  

2.2.2.1. Académicos: Sólo se deberán registrar en este apartado los académicos pertenecientes a la entidad o dependencia que reporta el proyecto o actividad de vinculación.

 

En este apartado deberá registrar primero a los académicos responsables del proyecto o actividad de vinculación (por cada actividad o proyecto sistemático de vinculación no podrán existir más de dos responsables). Posteriormente, deberá seleccionar y agregar a los académicos participantes. El sistema presenta el catálogo de académicos adscritos a la entidad a la que pertenece el académico responsable del proyecto/actividad que se esta registrando. Dicho catálogo presenta los siguientes datos del académico seleccionado:

·        Número de personal (se carga automáticamente)

·        Nombre y apellidos(se carga automáticamente)

·        Tipo de participación.- Seleccione el tipo de participación del académico en el proyecto o actividad. En caso de que el académico sea responsable deberá elegir si planea o coordina (sólo debe elegir una opción). Si el académico sólo es participante entonces deberá seleccionar si su participación es permanente o eventual (sólo debe elegir una opción).

·        Correo electrónico.-Escriba con minúsculas y sin acentos la dirección del (de los) correo(s) electrónico(s) de los académicos responsables y participantes del proyecto.

 

Nota: solo podrá agregar a los académicos que pertenecen a la entidad de adscripción del académico responsable del proyecto o actividad. Lo anterior en virtud de que se trata de sistematizar lo que cada entidad académica realiza.  

 

2.2.2.2. Participación de alumnos

 

En caso de que su proyecto o actividad cuente con la participación de alumnos, en esta sección deberá seleccionar del catálogo y agregar a los estudiantes participantes.

 Nota: solo podrá agregar a los estudiantes que pertenecen a la entidad de adscripción del académico responsable del proyecto o actividad. Lo anterior en virtud de que se trata de sistematizar lo que cada entidad académica realiza.

 

2.2.3. Instituciones con las que se vincula su entidad o dependencia para la realización de este proyecto

 

En esta sección deberá registrar datos correspondientes a las instituciones externas a la IES con las que se vincula su entidad mediante el desarrollo del proyecto/actividad que está registrando.

En la sección buscar(por palabra), el sistema presenta un catálogo de instituciones ya dadas de alta con anterioridad, si la institución con la que se vincula aparece en ese catálogo selecciónela y agréguela, de no ser así deberá escoger la acción agregar nueva institución con los siguientes datos que se le piden:

 

Tipo de institución.- Ubique la  institución con la que se vincula dentro del tipo que le corresponda.

 

Nombre de la institución.- Seleccione en el catálogo de instituciones, anexo al programa informático,  la institución con la que se vincula. De no estar en el catálogo por favor anote de manera correcta el nombre oficial (sin abreviaturas) de la institución. (Podrá registrar más de una institución).

 

Siglas.- Anote las siglas correctas de la institución con la que se vincula.

 

Ubicación de la institución.- Anote la ciudad, estado y país donde se encuentra ubicada la institución con la que se vincula.

 

Tipo de instrumento utilizado para la vinculación con la institución.- Seleccione el tipo de instrumento que utilizó para vincularse con cada una de las instituciones que está registrando, puede ser acuerdo formal o informal, contrato o convenio  general o específico. (Por cada institución sólo podrá elegir una opción).

 

2.2.4. Recursos utilizados para el desarrollo del proyecto o actividad de vinculación

En esta sección deberá seleccionar los recursos, sean financieros o de infraestructura, utilizados para el desarrollo del proyecto o actividad que está registrando.

 

2.2.4.1. Fuente de financiamiento

 

En este apartado deberá seleccionar la fuente de financiamiento de su proyecto o actividad, e indicar en cada rubro seleccionado un porcentaje del monto asignado. Puede elegir más de una opción.

 

La suma total de los porcentajes asignados debe ser igual al 100%.

 

Por ejemplo un 30% del monto total asignado para el desarrollo del proyecto o actividad de vinculación (según sea el caso) es aportado por la IES, un 10% por recursos propios de los alumnos y un 60% por recursos provenientes de fideicomisos, haciendo un total de 100%.

 

2.2.4.2. Infraestructura

 

En este apartado deberá seleccionar el tipo de instalación utilizada para el desarrollo del proyecto o actividad de vinculación. Puede elegir más de una opción.

 

2.2.5. Tema (s) atendido (s)

 

En este espacio deberá seleccionar el o los temas atendidos por el desarrollo del proyecto o actividad. Puede elegir más de una opción.

 

 

 

 

3

DIAGNÓSTICO DEL PROCESO DE GESTIÓN PARA LA  VINCULACIÓN DEL PROYECTO

 

3.1. Beneficios generados por la realización del proyecto o actividad de vinculación

 

En esta sección deberá seleccionar y agregar los beneficios que genera la realización del proyecto o actividad tanto internos(para la entidad académica o dependencia)  como externos (para la institución atendida).

 

3.1.1. Beneficios internos   

 

En este apartado deberá seleccionar y agregar los beneficios que recibe la entidad al realizar el proyecto o la actividad de vinculación. Puede elegir más de una opción.

 

 

3.1.2.  Beneficios externos

 

Seleccione y agregue de este apartado los beneficios que brinda la entidad o dependencia universitaria a la (s) institución(es)  atendida (s) mediante la realización de este proyecto o actividad de vinculación. Puede elegir más de una opción.

 

3.2. Proceso de gestión de la vinculación para la realización del proyecto

 

En este apartado deberá seleccionar y agregar la forma mediante la cual estableció el vínculo con la institución con la que está realizando su proyecto o actividad. Puede seleccionar más de una opción.

 

3.3. Obstáculos para la vinculación

 

Seleccione los obstáculos a los que se ha enfrentado para realizar las actividades o proyectos de vinculación, estos pueden ser:

 

·  Organizacionales

·  De Infraestructura

·  Normatividad

·  Financiamiento

·  Recursos humanos

·  Externos.

 

Cada rubro se encuentra clasificado para su mejor identificación. Puede elegir más de una opción.

  

 

3.4. Factores de éxito que han contribuido para la gestión de la vinculación

 

En esta sección deberá elegir todos aquellos factores que contribuyeron favorablemente para su vinculación. Puede elegir más de una opción.

 

4

ENVIAR A AUTORIZACIÓN

 

Cuando su proyecto o actividad este completamente requisitazo deberá enviarlo a la bandeja de autorización SIVU del director de su entidad o dependencia. La opción de Enviar a autorización se encuentra disponible al final de  la  sección de Diagnóstico.

 

5

IMPRESIÓN DEL REPORTE DE PROYECTO/ACTIVIDAD

 

Con la finalidad de integrar el expediente de vinculación de la entidad académica a la que pertenece el proyecto, se recomienda imprimir y entregar el reporte a la dirección de su dependencia junto con las evidencias que prueben la realización de la vinculación registrada.

 

6

AUTORIZACIÓN DEL PROYECTO/ACTIVIDAD POR PARTE DEL DIRECTOR DE LA ENTIDAD

 

El director de la entidad académica o dependencia a la que pertenece el proyecto/actividad deberá autorizarlo electrónicamente o devolverlo al académico para su modificación. Este proceso se realiza en la pestaña Administración/Administración disponible en la barra principal de menú del Sistema.

 

7

VALIDACIÓN Y ALTA DEL PROYECTO/ACTIVIDAD POR PARTE DE LA ADMINISTRACIÓN SIVU

 

Cuando el proyecto/actividad haya sido autorizado por el director de la entidad académica o dependencia correspondiente, pasará a la bandeja de validación de la Administración del SIVU. La validación consiste en verificar; que se trate de una acción de vinculación; que responda a los objetivos de la disciplina; que el planteamiento sea descriptivo, lógico y claro; que sea pertinente a las necesidades sociales. Asimismo se realiza una validación de forma corrigiendo estilos y ortografía.

 

Si el registro realizado cumple con los requisitos antes mencionados, entonces se da de alta en el SIVU y es considerado un registro oficial en la IES. Por lo que se aconseja al académico responsable esté pendiente de su autorización, misma que se verá reflejada con la palabra Validado en la sección Registro/Historial de la barra de menú principal del SIVU.